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Toggle什麼是虛擬辦公室?
虛擬辦公室英文是Virtual Office,以目前來說比較多的是由商務中心提供它們的地址給企業、電商、個人SOHO公司、一人公司作為商業登記使用來合法成立公司。虛擬辦公室從字義上來看就是不需要租用實體的辦公室,因此費用會比較低廉。而虛擬辦公室也被代稱為「營業登記」、「借址登記」、「營利登記」、「工商登記」、「行動辦公室」…等。
在台灣的虛擬辦公室,除了營業登記外,在台北的虛擬辦公室通常附在商務中心內,一般會提供信件/包裹代收、會計/法律諮詢服務、稅籍服務、會議室優惠、秘書服務、網站建置…等服務,減輕創業者的負擔。
為什麼需要虛擬辦公室?
不管是剛起步初創、中小型企業、個人工作者、電商、跨國企業來台設立公司…等,都需要使用虛擬辦公室來做「營業登記」,除了正式成立公司所需,更可以建立企業形象。2023年起電商需要全面成立公司來營運,因此借址登記的服務就轉為市場必須了。
誰會需要虛擬辦公室?
想要低成本創立公司的都很需要使用虛擬辦公室的服務,包括電商、小吃店、自動販賣機業務、中小企業、初創新創公司…等等。
虛擬辦公室設址在哪裡有差嗎?
通常只要有一個地址作為營業登記使用即可,建議挑選服務好或者離所在地較近的區域為優先考量。許多跨國企業也是先在台灣設立公司以便執行合法的商業行為,因此設址無論在何縣市其實都可以,但可以注意的是所在地的政府補助金額。一般常比較的是費用跟提供的服務內容及輔助費用來評比。
甚麼時候會需要虛擬辦公室?
在台灣需要合法的創立公司就可以使用虛擬辦公室的服務,新創、電商、跨國企業,若是需要在台灣設立公司,而不想租借實體辦公室或廠辦/商辦時就可以考慮使用虛擬辦公室的服務。
如何申辦虛擬辦公室?
虛擬辦公室的好處?
透過租借虛擬辦公室來成立公司,有以下的好處:
- 擁有燙金的門牌及交通便利的辦公室地址,可以提升公司的專業形象。
- 知名辦公大樓的燙金地址可用於印製在商業名片上,提升業務的推廣及信任感。
- 虛擬辦公室可作為借址登記,符合政府法規申請公司註冊地址,合法申請。
- 透過借址登記,可讓初創公司將營運支出降低,作為發展業務之用,除了節省實體辦公室租借費用、專業秘書費用、包裹信件代收…等各項服務,將公司行政業務量降至最低。
- 商務中心一般提供以下服務:專業的電話秘書、訪客接待、信件/包裹/傳真代收發服務、會計服務、法律諮詢…等服務,即便個人忙碌或旅居國外皆有專屬的公司電話問候及轉接,提升公司規模形象。
- 租借會議室優惠費用。
虛擬辦公室的費用價格是多少呢?
虛擬辦公室在上面的說明都有提到,主要的服務還是提供專屬的地址給新創公司做為登記使用。商務中心內的虛擬辦公室服務通常簽合約的模式會是採年繳方式,因為會有優惠,月繳的方式很少。年繳的費用平均是3-6萬元,不過有些商務中心會贈送設立公司的費用,大約可以節省1萬元。
市面上有些借址營登的費用平均是2000-3500元起/月,如果包含虛擬辦公室的相關服務,費用平均是3500-5500元起/月。若是公司資金足夠,建議以年繳的方式為主,有機會可以省下創立公司的費用,更有優惠。
當然如果是有租借辦公室需求的,也可以考量商務中心的方案,通常年繳後會提供虛擬辦公室的優惠或者首年免費。
虛擬辦公室重點服務
許多的虛擬辦公室都會結合商務中心作為租用服務,虛擬辦公室最重要的服務是作為營業登記之用,其餘皆為額外的服務。
虛擬辦公室的比較
營業登記
若是借址營登的服務,只要是符合商業用地址則可申請,差別在於費用的支出及地址是否具有提升形象之用。
會議室租借
若有提供會議室租借的,當有需要與客戶開會時,會方便很多,通常商務中心會贈予一些使用時數,可以節省支出。
硬體服務
商務中心多半會準備影印機、會客室、櫃台、傳真機…等商務必備設備。
軟體服務
專業秘書服務、法律顧問、人脈介紹、代辦服務…等軟體服務。
虛擬辦公室的支出
基礎的支出為每月的借址登記費用及代收信件包裹等。
進階的支出就是租用各項硬體與軟體服務的費用。
虛擬辦公室的服務
- 信件/包裹/傳真代收:政府公文、信件、合約皆有代收服務。如果需要代寄,就需要看商務中心是否提供。
- 專業秘書服務:秘書會協助處理商務中心的行政業務支援,舉凡接待客戶、電話接聽、信件簽收…等都會協助。
- 會議室租借:公司偶爾會需要與客戶開會,商務中心多半有提供會議室可供免費或租借使用。
- 教室租借:若有需要公司開會或教育訓練即可使用此服務,有些商務中心有提供教室的租借。
- 硬體服務:傳真機、影印機、專屬電話分機、公司掛牌、按摩椅、茶水間、辦公室租借…等。
- 軟體服務:會計記帳服務、法律諮詢、網站建立、網路行銷、創立公司代辦業務、稅籍服務…等。
台北虛擬辦公室比較 2023
本次挑選虛擬辦公室的比較以台北為主,主要是台北的補助較完善,因此以台北為優先考量,其次為台北提供的服務種類居多。此次挑選了以下幾間做比較,主要是地段好、服務好、具有完善的教室及會議室。
北車站前商務中心
位於 台北市許昌街42-1號4樓,鄰近台北火車站走路只要2分鐘。
提供的服務有專業祕書服務、會議室租借優惠、教室租借、辦公室租借、借址營登、直播室租借、會客區、青創百萬貸款諮詢、會計服務、法律諮詢、網站建立、網路行銷SEO服務、信件代收服務、光纖網路使用。
費用提供單一及專案價格。
費用如下:
- 登記借址:每月2500元(年繳享24000元)免管理費;代收信件費每月100元
- 一人共用辦公桌:每月5000元(半年繳24000元;年繳36000元)
- 獨立辦公室(雙人)/直播室:每月15000元(半年繳78000元;年繳120000元)
- 青創百萬貸款諮詢(26000元)
- 協助官網諮詢及建立(30000元起)
- 網路SEO行銷規劃諮詢(一小時)及輔導(36000元)
專案價格:
- 營業登記(借址營登)(一年24000元)+一人共用辦公桌(一年36000元)。預繳優惠價36000元。
- 營業登記(借址營登)(一年24000元)+獨立辦公桌(雙人)(一年120000元)。預繳優惠價99000元。
提供免費諮詢及最高現省萬元的公司創立費用,一人公司申請申辦最適合的商務中心。
台北微風廣場商務中心
位於台北市松山區復興南路一段27號5樓,鄰近台北忠孝復興站走路只要6分鐘。
提供的服務有營業登記、專業祕書服務、會議室/教室/直播室空間租借、辦公室租借、會客區、青創百萬貸款諮詢、會計服務、法律諮詢、網站建立、網路行銷SEO服務、信件代收服務、光纖網路使用。
費用提供單一價格。
費用如下:
- 營業登記:每月2500元(年繳享24000元)免管理費;代收信件費每月100元
- 一人共用辦公桌:每月5000元(半年繳24000元;年繳36000元)
- 獨立辦公室(雙人)/直播室:每月15000元(半年繳78000元;年繳120000元)
- 青創百萬貸款諮詢(26000元)
- 協助官網諮詢及建立(30000元起)
- 網路SEO行銷規劃諮詢(一小時)及輔導(36000元)
提供最高現省萬元的公司創立費用。
台北中山捷運站商務中心
位於 台北市大同區南京西路57號3樓之7 ,鄰近台北中山站走路不用1分鐘。
提供的服務有借址登記、公司專線電話、電話留言通報處理、名片地址、公司信件處理、政府機關信件代收、訪客接待、提供臨時辦公桌服務、網路使用、預訂會議室優惠價、訪客接待區使用、代收發傳真服務、專屬電話秘書服務
採專案價格費用。
專案如下:
專案一:名片地址,每月3000元(年繳最低12000元起)
專案二:含專案一、營業登記、會議室使用、代收代寄郵件,每月3000元(年繳最低24000元起)
專案三:含專案二、代收代寄包裹(以件計費)、免費稅務顧問諮詢、提供法律顧問窗口、特約廠商優惠、專業秘書服務,每月3000元(年繳最低30000元起)
專案四:含專案三、1人共享位置免費使用、專屬信箱服務,每月6000元(年繳最低60000元起)
台北商務中心最新推薦比較表
台北虛擬辦公室最推薦商務中心
這次推薦出來的總共有三間商務中心,都位於台北市捷運站周邊,無論是辦公或接待客戶都很方便,三間最基礎的營業登記服務費用也算行情價內,附加的服務都涵蓋了絕大部分需要的項目,對於新創的公司有很大的節省支出優勢,而在台北的最大優勢是申請的補助部分,雖然對於實際在外縣市營業的較為不方便些,不過衡量補助後,我覺得有優勢,加上台北虛擬辦公室提供的服務完善度非常高,非常推薦新創公司或者電商公司可以考量在台北的虛擬辦公室。
北車站前商務中心
此商務中心乃新的商務中心,不僅提供優惠的商業登記,更有現在網路行銷上最重要的SEO諮詢服務,對於公司的網站及行銷上一開始就能夠有大的進展,我覺得對於新創跟電商是非常大的優勢,而我將這間評選為最推薦的台北商務中心在於它們六都也有配合的教室,如果在其他縣市有需求時,也有相對的便利及優惠在,對於是需要全台跑透透性質的公司會非常便利,拓展公司業務也很方便。
基於以上便利性及新趨勢的網路行銷優勢,最後推薦此為台北最推薦的虛擬辦公室服務的商務中心。
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常見問題
虛擬辦公室的常見問題這篇都有做說明了,因為虛擬辦公室不會是單單一項的服務,以下也針對相關的疑問做問與答,如果有任何問題,歡迎透過LINE@與他們免費洽詢喔。
常見問題
Q1~Q13為商務中心常見問題、Q14~Q23為設立公司問題,若您是一人公司兩者都可以參考。
Q1.商務中心是甚麼?
商務中心是屬於整合性質的服務,會提供專業秘書及專屬辦公室,也可以選擇虛擬辦公室的服務,透過專業秘書更可以享有訪客接待、信件及包裹收發、電話留言等服務,是一種全方位一條龍服務的感覺。
Q2.商務中心有哪些服務?
常見的服務有虛擬辦公室、小型辦公室、共享辦公室、日租辦公室、會議室/教室/直播室租借、營業登記、會計服務、法律顧問…等服務。
Q3.公司設立在商務中心有甚麼優點?
以台北寸土寸金來說,公司設立在台北的燙金門牌上,不僅可以提升公司形象,更有專業秘書協助處理行政業務,各項商務資源也都有,更不用花大筆的辦公室租借費用,節省下許多支出跟處理時間。
Q4.如何挑選商務中心呢?
首先當然是交通要方便,以台北來說就是要離捷運站近,尤其可以鄰近火車站會更好,各縣市的訪客來都方便接待、其次是要挑選服務項目多的,這樣才能一勞永逸,既然要花錢,服務多的自然好些,當然也要看自己的需求。
Q5.商務中心適合業務性質的行業嗎?
非常適合,人在外面跑業務,公司電話及信件訪客透過專業秘書通通不漏接。
Q6.新創公司設立在商務中心划算嗎?會不會比較貴呀?
新創公司尤其適合設立在商務中心,更可以節省專業秘書接待的成本,還能節省辦公室硬體的設備,結算下來新創初期可以節省不少成本。
Q7.商務中心的坪數有多大?
以整體商務中心來說,自然是越大越好,主要要看內部的硬體部分,辦公室從1人到8人都有,有些也提供教室租借,如果要開說明會或展示會也很方便,更有提供茶水間、廁所,有些在商業大樓內的,甚至有一些公設可以使用或有優惠,確實是很方便的。
Q8.商務中心都會有秘書服務嗎?
大部分商務中心都會有提供櫃檯及專業秘書的服務,每日協助行政作業,包含信件包裹代收、訪客接待、電話轉接留言,這部分可以節省很多成本,如同許多公司共同聘任一位祕書般。
Q9.商務中心可以單純做會議室租借嗎?
可以的,許多商務中心都有提供會議室或教室,都很適合做會議室租借,因此新創公司設立在商務中心,有些會提供免費的會議室使用時數,畢竟公司都會有開會的需求。
Q10.承租商務中心的辦公室有甚麼法令限制嗎?
資本額過高比較不適宜、不得有詐騙及買賣發票等違法行為,基本上不違法都沒有太多限制。
Q11.商務中心會有日租辦公室嗎?
有的,部分商務中心有提供日租辦公室,也有共享辦公室區域。
Q12.有共享辦公室嗎?
有的,許多商務中心有開放共享辦公室區域。
Q13.辦公室租借跟透過商務中心的辦公室租借有甚麼差別呢?
如果是承租辦公室,通常空間都會比較大些,租太小又怕未來擴展要換點,並且租金都較高,畢竟是商業區,加上還需要辦公室的基礎設備,前期就會需要花上很多錢在軟硬體上面,對於新創公司一開始會比較吃緊。而將新創公司設立在商務中心內,就可以降低成本,使用現有的軟硬體設備,甚至是虛擬辦公室,人不用進辦公室,業務跟信件都不漏接,還可以享有更多優質服務,滿推薦新創公司或個人工作室可以將公司設立在商務中心的。
Q14.什麼是公司借址登記服務?
具可商業登記的地址租借給需要設立公司的服務,不需要花費高昂的租金,即可將公司設立在燙金的門牌地址,甚至高級的商業大樓中,作為商務聯繫之處,省錢又可提高形象。
Q15.公司地址不能設立在家裡嗎?
設立公司的地址必須登記在具有商業區或住商混和區域,而商業區的稅率與一般住宅家裡會有差別,住家的稅率也會因此受到影響,家中的許多費用都會轉為商業營業用。若是設立在商務中心的商業區地段,會給外人有良好的印象。
Q16.營業項目該如何選擇呢?
設立公司的營業項目,可以由經濟部的公司行號及有限合夥營業項目代碼表檢索系統來查詢,點我立即查詢,營業項目有上百項,上方連結可以透過分類選取,若是創立者無法準確選擇,可以委託專業的會計人員協助辦理。
Q17.如何為公司取名?
通常,大家都會想為公司取一個好記又獨特的名字,但絕大多數的好名字都有人登記了,加上公司名稱在台灣需要是唯一的,不能有重複的。但如果真的有同名,可以在後方加上行業別或可區別的文字,這樣就不會是同名了。現在可以線上預查公司名稱,請點我立即查詢。
Q18.一般設立公司大概需多久的時間呢?
通常會抓12-14天。
流程大概如下:1. 經濟部公司名稱預查表(需兩天)、2. 資本額證明(需兩天)、3. 公司登記申請(需三到五天)、4.領公司發票(需三到五天)。
即便是一人公司也需要這些時間。
Q19.如果是已創立的公司可以遷移過來營業登記用嗎?
可以的,虛擬辦公室都有提供純借址營登的服務,還有多項服務可享用。
Q20.若是新創立的公司租賃契約需要準備甚麼呢?
負責人簽約並帶雙證件、經濟部公司名稱預查表、公司大小章、租金及押金。
Q21.若是成立工作室需要準備些甚麼呢?
首先需要 1.經濟部商業司的公司名稱預查表、2.公司設立地址確認、3.房屋稅籍單、4.租賃契約書。
Q22.海外公司、外商公司也可以在台設立公司嗎?
可以的,但需要先由投資審議委員會審核通過才能在台設立公司,與台灣公司創立僅多了投審會的審核。
Q23.多間公司但同一個負責人可以登記在同一個地址嗎?
台灣法令目前雖沒有限制,但實務上的處理,還是盡量避免同一地址設有同一負責人或同一行業別。若是無法避免,則需要稅務局作說明實務之需要。